Aperçu
Les salons B2B et les forums, congrès et conférences font partie des événements dont il est difficile d’évaluer le succès, tant à cause du nombre de participants (en virtuel comme en physique) que du nombre d’échanges et d’interactions durant l’événement, ce qui est une donnée difficile à mesurer.
Les clients des organisateurs de salons ont un objectif double : d’une part, prendre la mesure des nouveautés du marché (acquérir des informations), et d’autre part, réaliser de nouveaux deals avec des entreprises partenaires et des prospects tout en augmentant la notoriété de leur marque.
L’objectif de résultat pour les organisateurs de salons et rencontres B2B est donc multiple :
- Générer du revenu
- Créer du networking entre les différents participants, afin qu’ils y trouvent de la valeur ajoutée et reviennent chaque année (fidélisation de la clientèle)
- Assurer la notoriété du salon
- Satisfaire les parties prenantes (exposants, partenaires, participants)
Il est bien sûr important de penser à la stratégie globale de votre événement, du marketing à la logistique, en passant par la communication et ses contenus.
Générer du revenu
Sur tous les postes liés aux ventes (que nous détaillerons ci-dessous), il conviendra de mener une analyse sur le revenu et la marge.
Pour ce faire, nous vous proposons plusieurs exemples de métriques généralistes, puis des KPIs par poste, plus spécifiques aux résultats pertinents dans ce poste :
Les KPI généraux des postes de génération de revenu d’un salon B2B :
- Taux de croissance par rapport aux éditions précédentes :
(Revenu généré par la vente de stands (poste n°1) de l’année N / Revenu généré par ce même poste en N-1) x100 - Part du poste dans le total du revenu généré :
(Revenu du poste / Revenu total du salon) x100 - Le revenu effectué par rapport aux objectifs initiaux : afin de comparer le revenu à un objectif, il faut au préalable définir cet objectif 🙂
(Revenu du poste / Objectif prévisionnel du poste) x100.
Il faudra évidemment préparer un fichier Excel (ou encore mieux un Drive partagé !) de suivi de ces KPI en amont de l’événement, afin d’être “data driven” et afin d’être sûr de pouvoir faire un bilan efficace et objectif.
Créer du networking entre les participants
L’objectif étant de créer un maximum d’échanges et de networking entre les participants, certains indicateurs clés feront la différence entre la réussite et l’échec de votre événement (surtout en B2B).
- Taux de rendez-vous par participant :
(Nombre de rendez-vous obtenus / Nombre de participants)
Ce taux est important, car plus il est élevé, plus votre fonctionnalité de prise de rendez-vous a été utile, simple à utiliser et aura donnée de la valeur à vos participants.
À l’inverse, plus ce taux est bas, plus l’expérience est décevante pour vos participants et plus ils ont de chances d’en ressortir avec de la frustration.
Grâce à Digitevent, vous pouvez aussi bien calculer ce nombre moyen de relations créées lors d’un événement virtuel tout comme lors d’un événement physique.
- Taux d’acceptation des demandes de rendez-vous :
(Nombre de rendez-vous acceptés / Nombre de rendez-vous proposés) x100
- Taux de no-show :
(Nombre de no-show / Nombre d’inscrits) x100
N’oubliez pas que vous pouvez monétiser toutes ces fonctionnalités de rendez-vous et de matchmaking auprès de vos exposants ou de vos sponsors, comme nous l’avons vu précédemment dans l’idée de la création de plusieurs packs sponsors.
En effet, notre outil de networking vous permet de générer des salles virtuelles pour chaque rendez-vous, alors qu’un trombinoscope intelligent permet à vos invités de prendre rendez-vous avec d’autres participants. Enfin, notre interface Live Event permet de filtrer les types d’activités et de mettre en avant les différents sponsors de l’événement.
Après l’événement, envoyez un sondage de satisfaction sur la qualité perçue des rendez-vous que vous avez proposés durant votre salon ou conférence.
Assurer la notoriété du salon
Bien évidemment, plus un salon ou une conférence est réputée, moins il y aura d’efforts à faire pour trouver des exposants, qui se presseront à réserver le meilleur stand dès l’ouverture du formulaire de participation.
Afin d’assurer la notoriété de votre événement, nous vous conseillons de passer par une agence de communication qui fera progresser votre notoriété auprès de vos cibles.
Pour mesurer vos objectifs de notoriété, nous vous recommandons de vous fixer des objectifs réalistes en amont, tel que X% de mes participants doivent me suivre sur les réseaux sociaux.
Ensuite, après l’événement, vous pourrez comparer vos chiffres avec vos objectifs établis avant l’événement et vous pourrez en tirer les conclusions qui s’imposent (notoriété insuffisante, apport de valeur trop faible ? Ou au contraire prévisions dépassées, excellente satisfaction client ?).
Des outils tels que mention.com vous aideront à mesurer le nombre obtenu de citations de votre site web, et notamment les retombées presse de votre salon ou conférence B2B.
Satisfaction globale de l’expérience
Après l’événement, il est clé de recueillir l’avis de toutes les parties prenantes pour être dans un processus d’amélioration continue, à chaque édition de votre salon.
Pour vos formulaires de satisfaction post-event, nous vous recommandons d’utiliser les fameuses échelles statistiques de Likert, ce qui vous donnera un aperçu plus tranché sur la satisfaction globale de vos participants.
Lors de la rédaction de votre questionnaire, n’oubliez pas de vous adresser à chaque typologie : vos exposants, vos sponsors, vos participants. Il vous faudra donc rédiger… trois questionnaires de satisfaction différents !
Si vous souhaitez bien faire les choses, il ne faudrait pas hésiter à passer une quinzaine d’appels avec plusieurs participants, sponsors et exposants pour obtenir du feedback sur le salon dans un échange téléphonique en direct.
Vos exposants sont le cœur de votre salon B2B. Étant à la fois votre principale source de revenus, mais aussi ceux qui apporteront tout le contenu et les nouveautés à votre salon, vous devez les satisfaire à tout prix pour que votre salon (ou votre conférence) soit un succès.
Pour ce faire, comme nous l’avons dit, fournissez-leur une idée précise de qui viendra à votre événement (nombre, démographie, niveau hiérarchique…) afin d’avoir le plus de visibilité possible.
Pour mesurer la satisfaction des exposants de votre salon, nous vous proposons un indicateur simple : le taux de rétention. Cet indicateur part du principe que si un exposant souhaite refaire affaire avec vous l’an prochain, c’est qu’il a été satisfait.
- Taux de renouvellement exposant :
(Nombre d’exposants actuels qui étaient aussi là en N-1 / Nombre total d’exposants) x100.
Si vous êtes organisateur de conférence ou de salon B2B, vous pourriez vous créer un tableau de bord qui inclurait l’ensemble de ces KPI afin d’avoir un suivi en temps réel de l’avancée des différents aspects de votre événement.
De cette manière, vous aurez un maximum de visibilité et serez en mesure d’anticiper avec justesse votre avance (ou votre retard) par rapport à vos objectifs.
